6 трудностей при внедрении BI систем и способы их преодоления

1. Непонимание целей внедрения бизнес-аналитики.

Cоответственно, дальнейших способов использование дашбордов (аналитических панелей), что приводит к невостребованности системы в процессе принятия решений .

К сожалению, даже профессиональные и грамотны менеджеры, включая руководителей компаний, не всегда ясно понимают цель внедрения бизнес-аналитики и продолжают работать по привычным схемам.

Решение:

• начинать любой, даже небольшой ИТ-проект (не только BI) необходимо с написания Устава проекта, в котором описаны цель, указаны участники с обеих сторон, в том числе руководители и кураторы. Данный документ не обязательно должен включать 10 страниц текста, достаточно 1-2 страниц.
• для того, чтобы полноценно внедрить BI-подход в компании необходимо сделать практику принятия решений на основе данных, отображаемых на дашбордах, регулярной.

Начать стоит с выработки привычки, на которую, согласно исследованиям ученых уходит 21 день.
Поэтому, первые три недели после внедрения BI-решения необходимо организовывать собрания на которых сотрудники будут сотрудники делиться решениями, которые они приняли и планируют принять на основе дашбордов. Во время встреч рекомендуется иметь перед собой источники данных, которые они использовали до внедрения BI-системы чтобы почувствовать разницу:)

Трудность № 2

Низкая вовлеченность в проект руководителя и исполнителей.

Поскольку энтузиазм у команды внедрения BI падает с течением времени, а картина бизнеса интересна, в большинстве случаев, собственнику или руководителю компании, то и реализацию проекта желательно осуществлять с их личном участии.

Решение:

• в терминах реализации проекта руководитель компании должен стать «куратором проекта» и зафиксировано это должно быть в Уставе проекта (смотрите Трудность № 1).
• периодически проводить собрания с участием команд с двух сторон для повышения мотивации и выявлению трудностей в проекте.

Трудность № 3

Отсутствие выделенного сотрудника, ответственного за результат реализации проекта (или когда за результаты проекта отвечают несколько сотрудников одновременно).

Также нередки попытки сделать руководителем (ответственным за результаты) проекта сотрудника, далекого от общего понимания ключевых показателей компании и методик их расчета, например, бухгалтера или помощницу генерального директора и сделать это дополнительной нагрузкой к основной деятельности, не снижая требований к последней.

Решение:
Выбрать руководителем проекта сотрудника, обладающего:

• хорошо развитыми коммуникативными навыками,
• полномочиями спрашивать результат с руководителей компании, таких как главный бухгалтер, финансовый директор, директор по маркетингу и продажам.

Данные полномочия должны быть зафиксированы в Уставе проекта, с которым должны быть ознакомлены все заинтересованные лица.

• пониманием что такое данные, как с ними работать и анализировать показатели деятельности компании.

По опыту с подобными задачами хорошо справляются финансовые директора, поскольку разговаривают на языке цифр и имеют понимание основных показателей, интересующих собственника и способа их расчета.

Трудность № 4

Отсутствие данных или «грязные данные», на основе которых будут строиться дашборды.

Это, пожалуй, одна из наиболее сложно решаемых задач, поскольку все недостатки в данных невозможно выявить на этапе обследования источников.

Данные просто могут отсутствовать в источниках, например, товары не разбиты по категориям, в разрезе которых аналитику хочет видеть собственник или директор по продажам.

Решение:

В данном случае есть два разумных выхода:

• дополнить и, в случае необходимости, очистить данные. Может понадобиться реализация ETL-процессов и, в сложных случаях, внедрение системы управления качеством данных (Data quality, Master data management).

Это, с высокой вероятностью, будет крайне трудоемким, но необходимым процессом для полноценной реализации BI проекта.

• на время отказаться от данного вида аналитики и разработать визуализацию на основании тех данных, которые имеются. Риски подобного выбора в том, что вопрос с данными может быть так и не решен в будущем.

Трудность № 5

Выбор системы BI (business intelligence) с неподходящим функционалом или сложной в эксплуатации системы.

Принцип Парето в BI: 

— 80% усилий при реализации проекта будет затрачено на работу с источниками данных, 

— 20% непосредственно на визуализацию.

Решение:
Нужно оценить следующее:

• есть ли специальные требования к платформе BI. Например, это может быть, нахождение в Реестре отечественного ПО, ограничения на использование облачной версии, необходимость наличия модуля ручного ввода данных с возможностью администрирования действий пользователей. Данные требования позволят сузить круг имеющихся на рынке решений и понять с какой из систем потенциально нужно работать и оценить требования к квалификации сотрудников, способных работать с системой.
• есть ли в штате или планируется ли к найму аналитик, который будет работать с данными и способен строить дашборды (аналитические панели).
• для работы со многими BI системами требуются знания, относящиеся к работе с источниками данных (ETL-процессы, знание языка Python) и непосредственно к построению дашбордов, которые, в общем случае, будут доступны пользователям с продвинутым знанием Эксель.

Если аналитика нет и не планируется, хорошим выходом станет выбор максимально простой BI системы.
В своих проектах мы рекомендуем одну из таких.

Трудность № 6

Несогласованность в требованиях к дашбордам между руководителем(собственником) и нижестоящими менеджерами.

Решение:

• собрать требования к дашбордам от сотрудников, которые будут их использовать в процессе принятия решений.
• сравнить показатели, содержащиеся в них, с теми, которые хочет видит руководитель компании.
• синхронизировать требования руководителя компании и исполнителей.

Давайте резюмируем основные трудности:

1. Непонимание целей внедрения,
2. Низкая вовлеченность,
3. Отсутствие выделенного сотрудника, ответственного за результат,
4. Отсутствие данных или «грязные данные»,
5. Выбор неподходящей системы,
6. Несогласованность в требованиях к дашбордам сотрудников различного уровня.